Thời hạn của bản sao công chứng

Câu hỏi:

Kính chào Luật sư,

Tôi đã từng được tiếp xúc với Luật sư tại Nha Trang. Mong luật sư tư vấn giúp tôi vấn đề dưới đây:

Tôi nộp một số bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân trong đó có sổ hộ khẩu gia đình và chứng minh nhân dân cùng một số giấy tờ khác để xin cấp phiếu lý lịch tư pháp nhưng bị cơ quan tiếp nhận thuộc Sở tư pháp từ chối nhận hồ sơ vì các bản sao được chứng thực quá 06 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. Vậy luật sư cho tôi hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ từ chối nhận hồ sơ trong trường hợp này có đúng không? Luật có quy định thời hạn sử dụng bản sao công chứng không?

Xin cảm ơn Luật sư!

N.T. Phương

Trả lời:

Với tình huống bạn đã nêu trên, Luật sư xin tư vấn cho bạn như sau:

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không có quy định nào về thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực; đồng thời, hiện nay cũng không có bất kỳ văn bản nào quy định về thời hạn sử dụng bản sao chứng thực như bạn nêu.

Tuy nhiên, với trường hợp xin cấp phiếu lý lịch tư pháp những loại giấy tờ như chứng minh nhân dân, hộ khẩu được dùng làm căn cứ để xác định chính xác các thông tin về cá nhân bạn khi cấp Phiếu lý lịch tư pháp và là căn cứ để xác định thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp cũng như xác định nơi tra cứu, xác minh thông tin về án tích của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đây cũng là những loại giấy tờ liên quan đến công tác quản lý hành chính nên có thể có sự biến động thường xuyên. Vì vậy, để bảo đảm tính chính xác trong quá trình tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp cũng như xác định thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp, đối với các loại giấy tờ được chứng thực từ lâu, khi có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp bộ phận tiếp nhận và trả kết quả như bạn đã nêu có thể đề nghị người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bảo sao là giả mạo thì Sở Tư pháp thực hiện xác minh theo quy định tại khoản 1 Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

Như vậy, trong trường hợp trên, nếu bạn có mang theo bản chính bạn cần xuất trình cho cơ quan tiếp nhận để đối chiếu. Sau khi đối chiếu nếu bản sao đúng bản chính bạn có quyền yêu cầu cơ quan tiếp nhận nhận hồ sơ của bạn. Trường hợp họ vẫn từ chối nhận, bạn có quyền khiếu nại về hành vi của người tiếp nhận hồ sơ vì từ chối nhận hồ sơ không có căn cứ.

Trân trọng,